工程管理ソフトは「機能の数」だけでなく、紙の工程表からの移し方にも注目ユイテラ

工程管理のソフトを選ぶとき、機能の一覧で比べることが多いと思います。ただ、町工場で導入がつまずく理由は、機能の不足より、今のやり方から移れないことです。ホワイトボードやExcelの工程表に慣れた現場が、入力をやめてしまうことがあります。

ユイテラ工程表は、従業員10〜100人ほどの工場向けの、受注と工程を管理するクラウドのソフトです。注目したいのは、今の工程表に合わせて画面を設定し、データの移行と使い始めを担当者が一緒に進める点です。

導入支援の責任者と営業担当への取材と、代表案件の導入計画・利用記録から、ユイテラ工程表を薦めたい理由を紹介します。

こんな人におすすめ：ホワイトボードやExcelで工程を管理していて、納期の確認に手間がかかっている工場。

取材で確かめた、ユイテラ工程表の3つのおすすめポイント

今の工程表の写真があれば、どう移せるかを相談できます。相談は無料です。

代表案件：ホワイトボードの工程表から、45日で本格利用へ

導入先は、金属部品を加工する工場です。導入先の了承を得て、社名が分からない形で紹介します。

導入先	金属加工の工場（従業員35名）
以前の管理	工程はホワイトボード、受注はExcel
利用する人	入力12名、閲覧のみ8名
本格利用まで	契約から45日（この案件の実績）

要望：納期を聞かれるたびに、工場を見て回っている

相談したのは、営業も兼ねる工場長でした。顧客から納期を聞かれると、工場を回って進み具合を確かめていたそうです。ホワイトボードは工場の中にしかなく、事務所からは見えませんでした。

提案：一度に全部を移さず、順番を決める

担当者は、移し方を3つの案で示しました。

案	内容
A	受注・工程・出荷を一度にソフトへ移す
B	まず受注と出荷を移し、1か月後に工程を移す
C	工程はホワイトボードのまま、受注だけを移す

Aは早く終わりますが、現場の入力が一度に増えます。Cでは、納期を確かめに回る手間は減りません。それぞれの影響を添えて、選んでもらいました。

判断：事務所から始めるBを選ぶ

工場長はBを選びました。まず事務所の2人が受注と出荷の入力に慣れ、そのあと現場に広げる順番です。現場には、ホワイトボードと同じ並びの画面を、タブレットで見てもらうところから始めました。

「現場の人が入力しないと、工程表はすぐに古くなります。全部を一度に変えない方が、結果として早く進みました」

導入支援の責任者

結果：納期の確認が、事務所の画面でできるように

工程の入力を始めて2週間ほどは、入力の漏れが続きました。打ち合わせで原因を聞くと、手袋をしたままでは押しにくいという声です。ボタンを大きくする設定に変え、入力の漏れは減りました。

導入先は、営業担当が工場へ確かめに行く回数を、導入の前後で2週間ずつ記録しました。1日平均8回から2回に減っています。この数字は、この工場での記録です。

ユイテラが大切にしていること

機能を足す前に、今のやり方を見る

「最初の打ち合わせでは、ソフトの説明より先に、今の工程表を見せてもらいます。そこに、その工場のやり方が全部出ています」

導入支援の責任者

入力する人の手間を、1つずつ減らす

現場の入力は、工程の「開始」と「完了」を押す形が中心です。それでも入力が止まる工程があれば、理由を聞いて設定を変えます。代表案件の手袋の件は、その一例です。

合わない工場には、そう伝える

「規模が小さく、表計算で回っている工場なら、無理に入れる必要はありません。そのときは、そうお伝えしています」

営業担当

ほかの導入先では、どんな設定をしている？

代表案件のほかにも、工場ごとのやり方に合わせて次のような設定をしています。導入先が分からないよう、内容を短くしています。

相談	提案・設定
塗装の工場	乾燥を待つ時間を工程として表示。待ちが長い注文がすぐ分かる
部品の組立工場	部品がそろっていない注文に印を付ける。担当者が、すぐ始められる注文を選べる
大きな缶体を作る工場	1つの注文を複数の日に分けて表示。数日がかりの工程も追える
試作が中心の工場	注文ごとに図面の版を添付。古い図面で加工するのを防ぐ

いずれも、標準の設定の範囲で行ったものです。開発が必要な要望は、費用と時期を示したうえで、受けるかどうかを相談しています。

規模や目的に合わせて、別の方法も提案

相談	提案した方法
従業員5名の工場	表計算の工程表のひな形で足りると案内。費用をかけない方法を優先
原価計算まで一体で管理したい	守備範囲の外のため、生産管理システムの検討を案内
会計ソフトと自動でつなぎたい	取材時点では自動連携がないと説明。CSVでの書き出しを案内

代表に聞く：ユイテラ工程表をつくったきっかけと、これから

株式会社ユイテラの代表取締役に、ユイテラ工程表をつくったきっかけと、これから力を入れたいことを伺いました。

つくったきっかけ

「実家が金属加工の町工場で、工程表はずっとホワイトボードでした。市販のソフトを試しても、項目が多すぎて現場で続かない。現場の人が毎日触れるものを作りたくて、会社を始めました。」

代表取締役

仕事で譲れないこと

「機能を足す前に、現場で本当に使われるかを確かめることです。新しい機能は、導入先の工場で試していただいてから広げています。」

代表取締役

導入を考えている方へ

「入れるかどうかを決める前の段階でも、今の工程表の写真を見せていただければ、どこから置き換えられそうかをお話しできます。合わないと分かった場合も、そうお伝えします。」

代表取締役

これから力を入れたいこと

「取引先とのやり取り、たとえば図面の受け渡しや納期の回答を、同じ画面でできるようにしたいと考えています。」

代表取締役

サンプルでは氏名を載せていません。実際の記事では、氏名・肩書き・顔写真を載せるかどうかを、ご本人の希望に合わせて決めます。

料金・導入期間・契約の条件

以下の金額・期間はサンプルです。実際の掲載では、料金表と利用規約で確かめた内容を載せます。

初期費用	10万円。画面の設定と、Excel・CSVの取り込みを含む
月額	入力する人1名につき2,000円。閲覧のみの人は無料
オプション	独自の帳票、ほかのシステムからの移行は別に見積もり
無料トライアル	14日間。期間が過ぎても自動で有料にはならない
導入期間	契約から本格利用まで1〜2か月が目安
契約期間	最低利用期間なし。月単位で解約できる
サポート	最初の3か月は導入支援の担当付き。以降はメールとチャット（平日9〜18時）
解約時のデータ	CSVで書き出せる。解約の30日後に削除
セキュリティ	通信の暗号化、二段階認証、毎日のバックアップ

第三者によるセキュリティの認証は、取材時点では取得していません。社内の規程で求められる場合は、対策の資料を事前に確かめてください。

相談から本格利用までの流れ

1. 今の工程表の写真を添えて相談する
2. 打ち合わせで、今のやり方と困りごとを確かめる
3. 14日間のトライアルで、設定した画面を試す
4. 契約後に、画面の設定とデータの移行を進める
5. 事務所から使い始め、現場へ広げる。3か月は支援の担当が付く

相談するときに送る内容

今の工程表の写真があると、どう移せるかを具体的に示せます。分からない項目は「未定」で送れます。

工程管理ソフトの導入を相談したいです。

業種・作っているもの：
従業員数：
今の管理方法：ホワイトボード／Excel／紙／その他
困っていること：
入力する人の人数：未定
始めたい時期：
添付：今の工程表の写真など、あれば

この記事の取材と確認

取材	導入支援の責任者・営業担当にオンラインで80分。代表取締役に別に30分
確認した資料	導入計画、移行の手順書と分担表、打ち合わせの議事メモ、料金表、利用規約
写真	操作画面と、導入先の事務所を撮影。実際のデータは伏せている
掲載の了承	導入先の了承は、社名を出さない範囲。回数の記録は導入先が提供

サンプル記事のため、取材・資料・了承はすべて架空です。実際の記事では、ここに実施した内容を記載します。