紙の契約書の取り込み方｜スキャン代行・社内スキャン・AI読み取りの費用と手間を比べる【2026年版】

契約書管理システムを入れても、棚に眠る紙の契約書が入らなければ、台帳は半分しか埋まりません。紙の取り込みは、導入の最初で一番手間のかかる作業です。

この記事では、紙の契約書を取り込む方法を、外に任せる方法と社内で行う方法に分けて整理します。サービス名と料金は、調査日時点で各社の公式サイトに書かれている内容です。

部署の棚や倉庫に、数百件から数千件の紙の契約書が残っている会社を想定しています。件数が少ない場合も、準備の考え方は同じです。

取り込みの方法は大きく3つ

紙の契約書を台帳に載せるまでの作業は、スキャン、項目の入力、原本の保管に分かれます。どこまでを外に任せるかで、方法が3つに分かれます。

方法	任せる範囲	向く会社
スキャンから原本保管まで任せる	スキャン、台帳化、原本の保管	紙が多く、保管場所も減らしたい
スキャンと入力を任せる	スキャン、項目の入力、取り込み	紙は多いが、原本は手元に置きたい
社内でスキャンし、AIで読み取る	項目の読み取りだけをAIに任せる	紙が少ない、スキャンの人手がある

どの方法でも、台帳に載った項目を最後に人が確かめる作業は残ります。確かめる人の手が空く時期に合わせて、取り込みの時期を決めておくと進めやすくなります。

件数が数百件を超えると、社内のスキャンだけでは何か月もかかることがあります。件数と人手を数えてから方法を決めてください。

スキャンや原本保管を代行するサービス

掲載各社のうち、紙の契約書の取り込みを代行すると公式に書いているサービスを並べます。費用の公開状況も合わせて見てください。

サービス	代行の内容（公式の説明）	費用の記載
TOKIUM契約管理	郵送した契約書を非破壊でスキャンし、原本の保管まで代行。原本は1件単位で取り出し可能	FAQでスキャン代行は標準サービスに含まれ追加費用なし
Contract One	紙の契約書のスキャンを代行。過去の契約書のデータ化	初期費用に含まれる（金額は個別提案）
WAN-Sign	書類電子化代行サービス	全件電子化75,000円〜/箱、オンデマンド電子化30,000円〜/箱＋1,000円/件（税抜き）
クラウドサイン SCAN	スキャンから書類情報の入力、インポートまでを代行	今回確認したページに記載なし
BtoBプラットフォーム 契約書	紙で取り交わした過去の契約書のスキャン作業を代行	今回確認したページに記載なし
ContractS CLM	契約書アップロード代行（オプション）。過去の紙契約書のスキャン、データ移行	個別見積
電子印鑑GMOサイン	PDF化代行（スタンダード以上のオプション）。紙文書のスキャンから文書情報の入力、データインポートまで	問い合わせ

Hubbleも、過去の契約書のアップロード（紙の電子化を含む）をオプションとして料金ページに載せています。代行の範囲がスキャンだけか、台帳の入力まで含むかは、会社ごとに違います。

原本を手放すか、手元に置くか

代行サービスの中には、スキャン後の原本を預かるものがあります。原本をどうするかは、社内の規程と相談して決めます。

• 原本を預ける: TOKIUM契約管理は、スキャン後の原本の保管まで代行し、1件単位で取り出せるとしている。保管場所が空く
• 原本を手元に戻す: スキャンだけを頼み、原本はこれまでどおり社内で保管する
• 箱単位で預けて必要な分だけ電子化する: WAN-Signのオンデマンド電子化（30,000円〜/箱＋1,000円/件）のように、必要なものだけを電子化する形もある

原本を手放す前に、社内の文書管理の規程で、契約書の原本の保管方法がどう決められているかを確かめてください。規程の見直しが要る場合は、法務や総務の担当者と先に話を合わせておくと進めやすくなります。

契約書は、訴訟や監査で原本の提出を求められることがあります。預ける場合は、取り出しにかかる日数と費用を確かめておいてください。

社内でスキャンするならAIの読み取りを重視する

紙が数十件から数百件程度なら、社内でスキャンして、項目の入力をAIに任せる方法もあります。この場合は、スキャンの状態が悪くても読めるかが大事になります。

サービス	スキャンデータの読み取り（公式の説明）
OPTiM Contract	埋め込み文字のないPDF、斜めに読み込んだ契約書、手書き箇所・ゴム印に対応（一部読み取れない手書き文字・フォントもあると注記）
Hubble	OCR機能、AI自動入力機能
ContractS CLM	AI-OCRで契約書の内容を読み取り、台帳に記録
MNTSQ CLM	PDFデータのOCR
電子印鑑GMOサイン	PDFにした紙の契約書を電子契約と一緒に保管・検索（スタンダード以上）

OPTiM Contractは、AIが自動入力する項目としてタイトル、契約開始日、当事者名、解約通知期限、取引金額、更新期間、自動更新の有無、契約終了日、契約締結日を挙げています。社内でスキャンする場合も、この程度の項目が自動で入れば手入力はかなり減ります。

取り込む前に済ませておく準備

紙の契約書を取り込む前に、手元で済ませておくと後が楽になる作業があります。代行に頼む場合も、社内でスキャンする場合も同じです。

1. 契約書の置き場所（部署の棚、倉庫、担当者の机）を洗い出す
2. 終了した契約と、いまも有効な契約を大まかに分ける
3. 本契約と覚書・変更契約を、同じ束にまとめておく
4. 製本やホチキスの外し方を、代行先に確かめておく
5. 台帳に入れたい項目を決め、代行先やAIの抽出項目と照らし合わせる

TOKIUM契約管理は製本済みの契約書を非破壊でスキャンするとしていますが、扱いは会社ごとに違います。製本を外してよいかは、事前に必ず確かめてください。

取り込みの見積で聞いておくこと

取り込みの費用は、件数、ページ数、箱の数など、会社ごとに数え方が違います。見積を取るときは、次の点を同じ条件で聞いてください。

• 費用の数え方（件数、ページ数、箱数）と、1件あたりの目安
• 台帳の項目入力まで含むか、スキャンだけか
• 原本を返すか、預かるか。預かる場合の取り出しの日数と費用
• 取り込み完了までの期間
• 個人情報や機密の取り扱いの取り決め

WAN-Signのように箱単位の料金を公開している会社もあれば、Contract Oneのように初期費用に含めて提案する会社もあります。件数をそろえて見積を取ると比べやすくなります。