FAXで届く注文書をAI-OCRで受注データにする｜取引先ごとの書式、受け口、受注システムへの流し方【2026年版】

取引先からのFAX注文書を見ながら、受注システムに1件ずつ打ち込む。この作業は、AI-OCRで減らしやすい業務の一つです。

ただし、FAXは画質が落ちやすく、取引先ごとに書式も違います。この記事では、FAX注文書に向く製品と、受注データにするまでの流れを整理します。

製品名と料金は、調査日時点で各社の公式サイトに書かれている内容です。受注担当が数人で、毎日数十枚以上のFAX注文書を入力している職場を想定しています。

FAX注文書の入力で起きていること

まず、FAX受注の現場でよく見かける手間を並べます。AI-OCRで減らせる部分と、残る部分を分けて考えてください。

• 取引先ごとに注文書の書式が違い、品番や数量の位置がばらばら
• FAXの画質が粗く、数字の0と8、1と7が読み違えやすい
• 手書きで数量を直した注文書が混ざる
• 品番が取引先独自の呼び方で、社内の商品コードに置き換える必要がある
• 入力のあと、別の担当者が注文書と突き合わせて確認している

AI-OCRが受け持つのは、注文書から文字を読み取るところです。品番の置き換えや確認は、マスタとの照合や確認画面の機能で減らします。

FAX注文書に向く製品

掲載各社のうち、FAXや注文書への対応を公式に書いている製品を並べます。提供形態とつなぎ方も合わせて見てください。

製品	FAX・注文書への対応（公式の説明）	提供形態
AnyForm OCR	取引先システムから出力された様々なレイアウトの注文書に対応。FAX受注と組み合わせたAnyForm OCR & FAX CTI Enterprise	オンプレミス
LINE WORKS PaperOn	FAX文字の読み取り。FAX・複合機からメールで届いたファイルをそのまま処理	クラウド
らくにデジタル化 ＡＩ－ＯＣＲ	取引先ごとにレイアウトが違う注文書や納品書を、設定なしで読み取りkintoneへ	kintone環境が必要
DynaEye 11	AI-OCR版はFAX帳票の活字に対応	オンプレミス
HBAクラウドOCR/AI	FAX等による受発注業務を自動化の例に挙げる	クラウド

AnyForm OCRは、株式会社マルイのチェーンストア統一伝票や、エレコム サポート＆サービス株式会社のFAX受注業務の事例を公式に載せています。同じ業種の事例があるかは、問い合わせの最初に聞いてみてください。

FAXの受け口をどこに作るか

FAX注文書をAI-OCRに渡すには、まず紙のFAXを画像にする必要があります。受け口の作り方は大きく3つです。

受け口	流れ	関係する製品の機能
FAXをメールで受ける	複合機やFAXサービスで受信したFAXをメールで転送し、そのまま読み取る	LINE WORKS PaperOnのメール連携（FAX・複合機連携）
FAXサーバー・FAXサービス	FAXを画像のまま受け取り、OCRに流す	AnyForm OCRのFAXサービス連携、AnyForm FAX CTI
紙で受けてスキャン	紙のFAXをまとめてスキャナーで読み込む	どの製品でも可。仕分けの手間が残る

紙で受けてスキャンする方法は、紙を扱う手間が残ります。受信の時点で画像にしておくと、紙の紛失も防げます。

受注システムへの流し方

読み取ったデータを受注システムに入れる方法も、製品によって違います。社内の受注システムの作りに合わせて選んでください。

• RPAで画面に入力する: AnyForm OCRはUiPath、Autoジョブ名人、AutoMateとの連携を案内。KBIはRPAロボパットとの組み合わせを紹介
• kintoneに直接入れる: らくにデジタル化 ＡＩ－ＯＣＲは、kintoneへデータを連携し、集計やピッキングなど後続の業務で使えるとしている
• APIでつなぐ: DX Suite、LINE WORKS PaperOn、GenOCRがAPIを提供
• CSVで取り込む: LINE WORKS PaperOnはCSVでの直接インポート・エクスポートが可能とFAQで回答

受注システムにCSVの取り込み口があるなら、CSVが一番手軽です。取り込み口がない古いシステムなら、RPAで画面に入力する方法が現実的です。

マスタとの照合で修正を減らす

FAX注文書では、読み取った品番や取引先名を、社内のマスタと照らし合わせて直す機能が効きます。公式に記載のある機能を並べます。

製品	マスタとの照合（公式の説明）
AnyForm OCR	マスタ参照や明細の自動演算処理
GenOCR	マスタ連携（複数マスタの登録、複数項目の照合）
AIRead	マスタ突合
LINE WORKS PaperOn	マスターデータベースとの連携で情報の修正・補完

品番の読み違いは、マスタにない値として検出できれば、確認すべき行が一目で分かります。明細の金額を自動で計算して突き合わせる機能も、合計の読み違いに気づく助けになります。

FAXの画質と手書きの直しへの備え

FAXは送る側の機械と設定で画質が変わり、文字が潰れたりかすれたりします。画質の悪い注文書でも読めるかが、FAX受注では大事な比べどころです。

• LINE WORKS PaperOn: FAX文字、訂正印や二重線が入った文字の読み取りに対応すると説明
• らくにデジタル化 ＡＩ－ＯＣＲ: 黒塗りの訂正、二重線の訂正、枠線に重なった文字を判断
• DynaEye 11: AI-OCR版はFAX帳票の活字に対応

受信側では、FAXの受信解像度を上げておくと読み取りやすくなることがあります。取引先に送信の設定をお願いできる場合は、あわせて相談してみてください。

社内に置くか、クラウドで使うか

FAX受注の仕組みは、社内のFAXサーバーや受注システムとのつながりで、置き場所の選び方が変わります。掲載各社の提供形態を並べます。

置き場所	製品	向く会社
社内（オンプレミス）	AnyForm OCR、DynaEye 11	FAXサーバーや受注システムが社内にあり、外部に出したくない
クラウド	LINE WORKS PaperOn、HBAクラウドOCR/AI、DX Suite、GenOCR	FAXをメールで受けており、設備を増やしたくない
kintone上	らくにデジタル化 ＡＩ－ＯＣＲ	受注や在庫をkintoneで管理している

料金の公開状況も違います。LINE WORKS PaperOnはライト¥30,000/月で800回（年額契約・税抜き）と公開している一方、AnyForm OCRとらくにデジタル化 ＡＩ－ＯＣＲは問い合わせでの案内です。

取引先の上位10社の注文書から始める

FAX受注のAI-OCRは、すべての取引先を一度に移そうとすると設定が追いつきません。次の順で、効果の大きいところから始めてください。

1. FAX注文書の枚数を取引先ごとに数え、上位10社を出す
2. その10社の注文書を各数枚集め、手書きの直しがあるものも混ぜる
3. 受け口（メール、FAXサーバー、スキャン）を決める
4. トライアルで、読み取りからマスタ照合、受注システムへの取り込みまで通して試す
5. 確認にかかった時間を、いまの入力時間と比べる

トライアルの段階で受注システムへの取り込みまで通しておくと、本番で詰まる箇所が早く見つかります。読み取りだけで判断せず、受注の登録が終わるまでの時間で比べてください。

上位の取引先だけでも、FAX注文書の多くを占めることがよくあります。そこで手間が減ることを確かめてから、残りの取引先に広げてください。