不動産・賃貸の契約を管理する｜更新期限が多い賃貸借契約の台帳と電子化の進め方【2026年版】

賃貸借契約は、数年ごとの更新など、決まった周期で期限がやってくる契約です。物件や店舗の数が多いほど、更新の案内や条件の見直しが毎月のように発生します。

物件や店舗が増えるほど、台帳の項目をそろえる手間も増えます。早い段階で項目の決まりを作っておくと、あとから直す手間が小さくなります。

この記事では、不動産・賃貸の契約を管理する前提で、サービスの選び方と台帳の作り方を整理します。サービス名と料金は、調査日時点で各社の公式サイトに書かれている内容です。

入居者との契約を多く扱う不動産会社・管理会社と、店舗や拠点を多く借りている小売・飲食などの会社の両方を想定しています。

賃貸借契約の管理で起きやすいこと

まず、賃貸借契約の管理でよく起きる問題を並べます。立場が貸す側か借りる側かで、困りごとの中身が少し違います。

立場	起きやすいこと
貸す側（不動産会社・管理会社）	更新の案内が遅れる、更新契約書の回収に時間がかかる、Excelの台帳と実際の契約がずれる
借りる側（店舗・拠点の多い会社）	解約の申し出の期限に気づかない、敷金や賃料の条件を探せない、拠点ごとに契約書が散らばる
どちらにも共通	紙の契約書と電子の契約書が混ざる、覚書や変更契約が本契約と別に保管される

件数が多い分、期限の通知と台帳の正確さがそのまま業務の質に響きます。担当者の記憶に頼る管理からの切り替えが、最初の目標になります。

不動産の契約に向けた事例を載せているサービス

掲載各社のうち、不動産業界の契約に向けたページや事例を公式に案内しているサービスを並べます。

サービス	不動産向けの内容（公式の説明）
電子印鑑GMOサイン	賃貸借契約も売買契約も、利用シーンに応じて送信方法や認証方法を選べると説明。株式会社日本財託管理サービスが更新契約書、賃貸借契約書、重要事項説明書等で利用し、更新契約の約70％を電子化した事例
クラウドサイン	不動産業界（売買／賃貸）向けページで、従来のExcel手動管理のミスを契約期限のアラート機能で解消した事例を掲載
TOKIUM契約管理	敷金、フリーレントの期間、解約不能期間などをAIでデータ化し、店舗管理システムなどへ取り込めるCSVを出力

GMOサインとクラウドサインは電子契約が中心のサービスで、締結と更新契約の電子化に強みがあります。TOKIUM契約管理は、借りている側が店舗や拠点の契約条件を台帳にする使い方に向きます。

賃貸借契約の台帳に入れておく項目

賃貸借契約は、一般の取引契約より管理したい項目が多くなります。台帳に入れておくと探しやすくなる項目を並べます。

• 物件・店舗の所在地と、契約の相手方（貸主・借主・管理会社）
• 契約開始日、契約終了日、更新の周期
• 解約の申し出の期限（終了日の何か月前までか）
• 賃料、敷金、礼金などの金額の条件
• フリーレントの期間や解約不能期間などの特約
• 関連する覚書、更新契約書、重要事項説明書

TOKIUM契約管理は、違約金、解約不能期間、敷金、フリーレントの期間など、各社で管理したい任意の項目をAIでデータ化できるとしています。読み取りたい項目が標準の項目に含まれるかを、デモで確かめてください。

更新契約を電子にして回収を早める

貸す側では、更新のたびに契約書を送り、署名をもらって回収する作業が発生します。更新契約を電子にすると、郵送と回収の手間が減ります。

サービス	公式に案内されている内容	料金（公式表記）
電子印鑑GMOサイン	更新契約書、賃貸借契約書、重要事項説明書等での利用事例	ライト 年間契約8,800円/月（税込9,680円）、送信料 契約印タイプ100円（税込110円）
クラウドサイン	不動産業界（売買／賃貸）向けの事例	Light 月額11,000円（税込12,100円）、送信220円（税込242円）
WAN-Sign	紙とデジタルの契約書の一元管理、文書ごとのリマインド通知	初期費用0円・月額費用0円、送信100円/件（11件目から、税抜き）

更新契約は件数が多いため、送信1件ごとの費用が年間の総額に大きく響きます。年間の更新件数をかけて、送信料を含めた総額で比べてください。

更新の周期を通知に組み込む

賃貸借契約は、更新されるたびに次の期限が生まれます。通知が更新の周期に沿って繰り返し届くかを確かめておきます。

• 楽々Document Plus: 期日と更新間隔を設定すると、契約更新のたびに新しい期日へ自動で更新し、毎年や半年単位で繰り返し通知。1つの文書に更新期限と満了日など複数の期限を設定
• OPTiM Contract: 自動更新の有無と更新期間をAIが読み取り、契約終了日に基づいて担当者と責任者へ通知
• TOKIUM契約管理: 毎月1日に、更新の対応が迫っている契約の一覧を担当者へメール
• WAN-Sign: 文書ごとにリマインド通知を設定し、更新・解約漏れを防止

借りる側では、解約の申し出の期限を過ぎると、使わない店舗の賃料を払い続けることになります。終了日だけでなく、申し出の期限で通知が届くように設定してください。

紙で残っている過去の賃貸借契約

古い賃貸借契約や、何度も更新を重ねた契約は、紙のまま残っていることが多くあります。取り込みの方法を、件数と手間で選びます。

方法	公式に案内されている内容
スキャンと原本保管を任せる	TOKIUM契約管理（スキャン代行は標準サービスに含まれ追加費用なしとFAQで回答）
電子化を箱単位で任せる	WAN-Signの書類電子化代行（全件電子化75,000円〜/箱、オンデマンド電子化30,000円〜/箱＋1,000円/件、税抜き）
スキャンからインポートまで任せる	クラウドサイン SCAN
社内でPDFにして保管・検索	電子印鑑GMOサインのスキャン文書管理（スタンダード以上）

本契約と、その後の更新契約や覚書を同じ束にまとめてから取り込むと、台帳で関連する契約をたどりやすくなります。HubbleやOPTiM Contractは、関連する契約書を紐付ける機能を持っています。

店舗や拠点の契約を経理とつなぐ

店舗や拠点を多く借りている会社では、賃貸借契約の条件が経理の処理にも関わります。契約の条件を経理の仕組みに渡せるかも確かめてください。

• TOKIUM契約管理: 店舗管理システムや固定資産管理システムに直接取り込める形式のCSVを出力し、契約にリースを含む可能性もAIが判定
• Contract One: リースの識別に必要な項目をAIが抽出し、リース契約台帳を作成
• OPTiM Contract: 検索結果をCSV形式で出力し、リース該当可能性を判定

賃貸借契約は、経理の処理の見直しの対象になりやすい契約です。法務や総務だけでなく、経理の担当者も一緒にサービスを比べると、二重の入力を避けられます。

物件・店舗の多い会社が最初に数えること

不動産の契約管理は、件数と更新の周期から費用と手間が決まります。問い合わせの前に、次の数字をそろえておいてください。

1. 管理している物件・店舗の数と、賃貸借契約の件数
2. 1年間に発生する更新の件数
3. 電子で送りたい更新契約や新規契約の件数
4. 紙で残っている契約書の量（箱や棚の数）
5. 台帳に入れたい項目（賃料、敷金、特約など）

この数字があれば、送信料のかかる電子契約中心のサービスと、件数で決まる契約書管理のサービスを、年間の総額で並べられます。