総務が兼務する中小企業の契約書管理｜少ない件数から固定費を抑えて始める方法【2026年版】

社員数十人から数百人の会社では、契約書は総務の棚にあり、台帳はExcel、期限は担当者の記憶頼み、ということがよくあります。専任の法務がいないなら、大がかりな仕組みより、少ない手間で続けられる仕組みが向きます。

この記事では、総務や経理が兼務で契約書を管理する会社向けに、始めやすいサービスと使い方を整理します。料金は、調査日時点で各社の公式サイトに書かれている内容です。

大がかりな導入の支援がなくても、担当者が自分で設定して使い始められるかを重視して整理しています。費用は月数千円から数万円の範囲で考えている会社向けの内容です。

契約書の件数が年に数十件から数百件で、電子契約もこれから本格的に使い始める会社を想定しています。

月に数件しか契約がない会社でも、自動更新の見落としは起きます。件数が少ないから仕組みは要らない、とは限りません。

兼務の担当者が困っていること

まず、兼務で契約書を管理している職場でよく聞く困りごとを並べます。どれを解決したいかで、選ぶサービスが変わります。

• 契約書がどこにあるか、担当者しか知らない
• 自動更新の契約に気づかず、使っていないサービスの費用を払い続けていた
• Excelの台帳が更新されず、実際の契約と合っていない
• 電子契約を入れたが、紙の契約書と保管場所が分かれてしまった
• 法務の知識がなく、高機能なサービスを使いこなせるか不安

兼務の会社では、台帳を作る手間と、期限に気づく仕組みの2つが特に効きます。審査の機能までは要らないことが多いはずです。

料金を公開しているサービスから比べる

予算を早く決めたい中小企業では、料金を公開しているサービスから比べると話が早く進みます。公式に金額が書かれているサービスを並べます。

サービス	公式表記	管理の機能（公式の説明）
マネーフォワード クラウド契約	法人向け2,480円/月〜（税抜）、フル機能は問い合わせ	紙や他社電子契約の契約書も一元管理、契約期間のアラート通知、AI-OCR
電子印鑑GMOサイン	ライト 年間契約8,800円/月（税込9,680円）	契約更新通知、スキャン文書管理（スタンダード以上）、権限設定・閲覧制限
TOKIUM契約管理	基本利用料 月あたり1万円〜（税表記なし）	スキャンと原本保管の代行、AIの台帳、毎月1日の更新通知
BtoBプラットフォーム 契約書	シルバー月額¥10,000〜（税抜き）	期限切れアラート、スキャン代行
クラウドサイン	Light 月額11,000円（税込12,100円）	書類管理、書類インポート（プランによる）
WAN-Sign	初期費用0円・月額費用0円（税抜き表示）	紙とデジタルの一元管理、文書ごとのリマインド通知

同じ月1万円前後でも、管理の機能がどのプランに含まれるかは違います。期限の通知や紙の取り込みが入っているプランかを、必ず確かめてください。

固定費を抑えて始めるなら

件数が少ないうちは、固定費の小さい料金の形が向きます。公式の料金から、始めやすい形を並べます。

• WAN-Sign: 初期費用0円・月額費用0円で、署名依頼送信は月10件まで0円、以降1件ごとに100円。PDFが添付された文書の管理料は累計10件まで0円、以降5,000件ごとに10,000円/月（税抜き）
• 電子印鑑GMOサイン: お試しフリープランは基本料金0円で、月5件までの署名依頼が無料
• クラウドサイン: フリープランは登録ユーザー1名、送信は月2件まで
• マネーフォワード クラウド契約: 法人向け2,480円/月〜（税抜）

無料の範囲は、主に電子契約の締結を試すためのものです。台帳や期限の通知まで使えるかは、プランごとに確かめてください。

紙の契約書が棚に残っている場合

兼務の担当者にとって、過去の紙の契約書をスキャンして台帳に入れる作業は大きな負担です。外に任せられるサービスを選ぶと、立ち上げが楽になります。

サービス	紙の扱い（公式の説明）
TOKIUM契約管理	スキャンと原本保管を代行。FAQでスキャン代行は標準サービスに含まれ追加費用なし
WAN-Sign	書類電子化代行。全件電子化75,000円〜/箱、オンデマンド電子化30,000円〜/箱＋1,000円/件（税抜き）
BtoBプラットフォーム 契約書	過去の契約書のスキャン作業を代行
クラウドサイン SCAN	スキャンから書類情報の入力、インポートまでを代行
電子印鑑GMOサイン	PDFにした紙の契約書を電子契約と一緒に保管・検索。スタンダード以上ではPDF化代行をオプションで用意（料金は問い合わせ）

紙が数十件なら、社内でスキャンしてPDFで取り込むほうが安く済むこともあります。件数を数えてから、代行を頼むかを決めてください。

期限の通知を最小限の手間で設定する

兼務の担当者は、細かな設定に時間をかけられません。通知が自動で届く仕組みのサービスを選ぶと、続けやすくなります。

• TOKIUM契約管理: 毎月1日に、更新の対応が迫っている契約の一覧が各担当者にメールで届く
• マネーフォワード クラウド契約: 契約期間のアラート通知
• BtoBプラットフォーム 契約書: 期限切れアラート機能
• 電子印鑑GMOサイン: 料金表の全プランに契約更新通知を掲載
• WAN-Sign: 文書ごとにリマインド通知を設定
• クラウドサイン SCAN: アラート機能で更新日や終了日を管理

月に1回まとめて届く形は、見る日を決めておけば見落としにくい形です。通知の宛先は、担当者個人だけでなく、総務の共有アドレスにもしておくと引き継ぎが楽になります。

使っている会計・バックオフィスのサービスとそろえる

中小企業では、会計や経費精算でクラウドサービスを使っていることが多くあります。同じ会社のシリーズにそろえると、ログインや請求がまとまる利点があります。

• マネーフォワード クラウドを使っている: マネーフォワード クラウド契約
• TOKIUMの経費精算や請求書受領を使っている: TOKIUM契約管理
• 取引先と受発注や請求でBtoBプラットフォームを使っている: BtoBプラットフォーム 契約書

そろえることが目的にならないよう、期限の通知や紙の取り込みなど、必要な機能があるかを先に確かめてください。

兼務でも続けられる運用のルール

仕組みを入れても、登録のルールがないと台帳はまた古くなります。兼務の担当者でも続けられる、最小限のルールを決めておきます。

1. 契約を締結したら、1週間以内に登録する
2. 台帳に入れる項目は、相手方、開始日、終了日、自動更新の有無、解約通知期限、社内の担当者に絞る
3. 通知のメールを見る日を、毎月1回決めておく
4. 年に1回、終了した契約を台帳で整理する

ルールは紙1枚にまとめ、契約に関わる部署に配っておくと、登録の漏れが減ります。

項目を絞っておくと、AIの読み取りの結果を確かめる手間も小さくなります。まずは有効な契約だけを登録し、慣れてから過去分を広げてください。

見積を頼む前に数えておくこと

料金を公開していないサービスにも声をかけるなら、次の数字をそろえておくと見積が早く返ってきます。

• いま有効な契約書のおおよその件数
• 年間の新しい契約の件数と、そのうち電子契約で締結する件数
• 紙の契約書が入っている棚や箱の数
• 台帳を見る人の数

この4つがあれば、料金を公開しているサービスと、個別見積のサービスを1年目と3年目の総額で並べられます。

兼務の担当者が一人で決めきれない場合は、経理や営業の責任者にも同席してもらい、デモを一緒に見ると判断が早くなります。使う人の目で操作のしやすさを確かめておくと、導入後に使われなくなる心配も減ります。